Organize seus documentos de forma eficaz

Comece o ano bem! Pergunto: você é organizado com seus documentos, recibos, notas fiscais, contratos e tudo mais que sirva como comprovante? Saiba que a grande maioria não está “nem aí” com isso. Não seja desses que vão amontoando tudo numa gaveta, então só vêem a necessidade de organizar quando esta estiver num estado “ninguém pega ninguém põe”. Torna-se praticamente impossível a manipulação e consulta da papelada. Imagine você, tentando achar aquele comprovante do pagamento de condomínio, pois chegou uma cobrança indevida. O que você vai pensar? Eu sei: “Eu já deveria ter organizado isso aqui!”

Gostaria de passar uma dica muito interessante sobre a validade de seus documentos, ou seja, qual é o tempo ideal (mínimo) para se guardar cada um deles. Dependendo qual for, poderá ser necessário 20 anos, e se você não estiver organizado, esses 20 anos vão passar, e o que restará será uma leve lembrança do documento que você precisa. Mas antes disso, outra dica legal sobre organização: use um arquivo, isso mesmo! Através de pastas suspensas você pode separar sua papelada por categoria. Quando comecei a fazer isso, resolvi um problemão de falta de espaço. Mas o que resolveu mesmo foi a praticidade em achar o que precisava. Comprei um arquivo de madeira com quatro gavetas, duas foram utilizadas para clientes e projetos, as outras duas para os documentos pessoais (parece com o da foto abaixo).

As informações abaixo vieram de Lincoln Magalhães (Departamento Jurídico – AEBEL), que sugere o tempo ideal para guardarmos nossos documentos, veja:

GUARDE POR CINCO ANOS:

1) os tributos ( IPTU, IPVA, Imposto de Renda e outros):

2) contas de água, luz, telefone e gás:

3) recibos de assistência medica:

4) recibos escolares:

5) pagamento de cartões de créditos:

6) recibos de pagamentos a profissionais liberais:

7) pagamento de condomínios.

GUARDE POR TRÊS ANOS:

1) os recibos de pagamentos de aluguel:

2) recibos de diárias de hotéis:

3) recibos de pagamento de restaurante:

GUARDE POR VINTE ANOS:

1) documentos comprobatórios para aposentadoria junto ao INSS

ATENÇÃO REDOBRADA!

Essa é a sua garantia de não pagar duas vezes.

• Documento Prazo
• Seguros em geral (vida, veículos, saúde, residência etc) 1 ano após o término da vigência
• Extratos bancários 1 ano
• Recibos de pagamento de aluguéis 3 anos
• Taxas e Impostos Municipais e Estaduais (Lixo, IPTU, IPVA etc) 5 anos
• Contas de água, luz, gás, telefone (inclusive celulares) 5 anos
• Condomínio 5 anos
• Mensalidades escolares 5 anos
• Faturas de cartões de crédito 5 anos
• Contratos e recibos de serviços de profissionais liberais como advogados, médicos, dentistas, pedreiros etc 5 anos
• Plano de saúde 5 anos
• Declaração de Imposto de Renda e documentos anexados 6 anos
• Comprovantes de pagamento de financiamentos de bens como carros e imóveis até o término do pagamento de todas as parcelas ou após a entrega da escritura definitiva (imóveis) e/ou documento que oficialize a quitação (consórcio)
• Notas fiscais até o término da garantia do produto
• Documentos comprobatórios para aposentadoria junto ao INSS de todo período labora